Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (enregistrement avancé) à partir de votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction est basée sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, afin que vous puissiez rester conforme sans apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental responsable

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Voici les régions et autorités supportées :

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Rapport statistique en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, dans certains cas, un code de loueur ou d'établissement, que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre propriété à l'autorité à l'aide de la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis votre application Holidu, accédez au menu de gauche, cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Enregistrement en ligne ».

1. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.

1. Un écran affichera la liste de vos propriétés, y compris l'état de la connexion pour chacune. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.

1. Complétez le formulaire avec les détails du pays où se trouve la propriété.

1. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez la bonne autorité et entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et toutes les identifiants requises dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.

1. Cliquez sur « Valider ».
2. Une fois activé avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
3. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité responsable.
4. Pour éviter les erreurs, assurez-vous des points suivants :
   • Utilisez le bon code fiscal du propriétaire. Il s'agit de votre numéro d'identité ou du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identité ou NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale, pas votre connexion Holidu.
5. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et constater que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

3.1 Processus pour le client

Une fois la configuration terminée, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

1. Après la réservation, votre client reçoit un courrier électronique (ou un message) contenant un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.

1. Le client remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation des documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec eux.
2. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
3. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne respecte toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'enregistrement, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Dans les détails de la réservation, le statut pour chaque réservation est affiché comme suit :

Statut	Description
Commencé, mais données manquantes	Vous pouvez voir si vos clients ont déjà commencé le processus. Tant que ce n'est pas terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.
Données du client complètes mais pas encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)
Données du client transférées avec succès à l'autorité
Erreur lors du signalement des données	Si une erreur s'est produite lors du transfert de données, vous verrez ce message. Ci-dessous, nous partageons quelques conseils sur la façon de résoudre ce problème vous-même.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement à nouveau.
❌ Erreur lors du transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et l'erreur persiste, contactez le support pour vous aider à résoudre le problème.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre des clients, cliquez sur « Détails ».

1. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».

5. Comment remplir manuellement les données du client

1. Une fois dans la fenêtre Enregistrement en ligne, cliquez sur l'onglet des réservations.

1. Vous verrez la liste des réservations,