Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction est basée sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, afin que vous puissiez rester conforme sans avoir à apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental compétent

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez inscrire votre logement auprès de l'autorité locale compétente. Selon votre région, voici les options disponibles :

Région	Autorité	Guide de connexion
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Connexion aux Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Connexion à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre logement à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie et Rapports statistiques en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe, et dans certains cas un code de location ou d'hébergement, que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre logement à l'autorité à l'aide de la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis l'application Holidu, allez dans le menu de gauche, cliquez sur « Outils », puis sélectionnez « Enregistrement en ligne ».
   
2. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
   
3. Un écran affichera la liste de vos propriétés, y compris le statut de connexion de chacune. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.
   
4. Remplissez le formulaire avec les détails du pays où se trouve le logement.
   
5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez la bonne autorité, et entrez votre nom d'utilisateur, mot de passe et toutes les informations d'identification requises dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les informations de connexion que vous avez reçues de votre autorité.
   
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois activée avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité compétente.
9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous des points suivants :
   • Utilisez le bon code fiscal d'accueil. Il s'agit soit de votre numéro d'identification, soit du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identification ou de NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les informations de connexion que vous avez reçues de votre autorité locale — pas votre identifiant Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici ce à quoi vous devez vous attendre :

3.1 Processus pour le client

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre client reçoit un courrier électronique (ou un message) contenant un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
   
2. Le client remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou pièce d'identité). Cette opération doit être répétée pour chaque personne voyageant avec eux.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il n'obtempère toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23 h 00 le jour de l'enregistrement, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Dans les détails de la réservation, le statut de chaque réservation s'affiche comme suit :

Statut	Icône/Étiquette	Signification	Action recommandée
Commencé, mais données manquantes		Ici, vous voyez si vos clients ont déjà commencé le processus. Jusqu'à ce qu'il soit terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.	Vérifiez auprès des clients et incitez-les à terminer si nécessaire.
Données du client complètes mais pas encore transférées (parce que la date d'enregistrement est dans l'avenir)		Données du client collectées mais en attente de soumission à l'autorité.	Attendez la date d'enregistrement ou soumettez manuellement si autorisé.
Données du client transférées avec succès à l'autorité		Les données ont été transmises avec succès.	Aucune action requise.
Erreur dans le signalement des données		Une erreur s'est produite lors du transfert de données.	Examinez le message d'erreur, vérifiez les identifiants et réessayez ou contactez l'assistance.

3.3 Dépannage

Problème	Ce qu'il faut faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de la réservation. 5 jours avant l'enregistrement, les clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement.
❌ Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si l'erreur persiste, contactez l'assistance pour obtenir de l'aide.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Accédez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre des clients, cliquez sur « Détails ».