Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide complet vous explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. L'enregistrement en ligne est une fonctionnalité essentielle pour garantir la conformité avec les autorités locales de votre région.

Étape 1 : Inscription auprès de l'autorité gouvernementale compétente

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez d'abord enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Selon votre région, vous devrez vous inscrire auprès de différentes autorités.

Pays et régions supportés

Voici la liste complète des autorités gouvernementales et des liens d'inscription pour chaque région :

Région	Autorité	Lien d'accès
Espagne (sauf Catalogne et Pays Basque)	SES.Hospedajes	Accès au portail SES.Hospedajes
Espagne - Catalogne	Mossos d'Esquadra	Accès au registre Mossos d'Esquadra
Espagne - Pays Basque	Ertzaintza	Contact Ertzaintza
Portugal	SIBA (Système d'Information du Logement)	Accès au portail SIBA
Allemagne	AVS (Anmeldeverfahren für Vermietungs- und Aufenthaltsscheine)	Contactez votre autorité locale compétente
Italie	Alloggiati Web	Consulter votre région pour les instructions spécifiques

Important : Ce processus d'inscription est obligatoire

Vous devez compléter votre inscription auprès de l'autorité locale avant de pouvoir connecter votre établissement à Holidu. Une fois inscrit, vous recevrez des identifiants de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) et parfois un code de propriétaire ou d'établissement. Ces identifiants seront essentiels pour configurer la connexion dans votre compte Holidu.

Étape 2 : Connecter votre établissement à l'autorité via la fonction d'enregistrement en ligne

Une fois vos identifiants reçus de la part de l'autorité locale, suivez ces étapes pour connecter votre établissement à Holidu :

Instructions pas à pas

1. Accédez à la section Compte : Depuis l'application Holidu, cliquez sur le logo Holidu, puis sélectionnez la section "Compte". Vous verrez une section intitulée "Enregistrement en ligne des clients". Cliquez sur le bouton "Configurer".
2. Sélectionnez votre établissement : Vous verrez la liste de tous vos établissements. Cliquez sur le bouton "Configurer" à côté de celui que vous souhaitez connecter aux autorités.
3. Vérifiez le statut de connexion : Un écran s'affichera avec la liste de vos établissements et leur statut de connexion respectif. Cliquez sur l'établissement spécifique que vous souhaitez connecter.
4. Remplissez le formulaire de base : Le formulaire s'affichera. Vous devez renseigner les informations de base concernant le pays où se trouve votre établissement.
5. Activez l'envoi automatique et saisissez vos identifiants : Faites défiler le formulaire, puis cochez l'option "Activer l'envoi automatique aux autorités". Sélectionnez l'autorité appropriée de votre région et entrez vos identifiants de connexion : nom d'utilisateur, mot de passe et toutes les autres informations requises.
   ⚠️ Important : Utilisez uniquement les identifiants que vous avez reçus de la part de l'autorité locale. N'utilisez PAS vos identifiants Holidu.
6. Validez la connexion : Cliquez sur le bouton "Valider" pour tester la connexion avec les identifiants fournis.
7. Enregistrez les modifications : Une fois la validation réussie, cliquez sur "Enregistrer les modifications" en bas du formulaire.
8. Confirmez l'activation : Si aucun message d'erreur n'apparaît, cela signifie que votre établissement est maintenant connecté à l'autorité compétente.

Points d'attention pour éviter les erreurs

• Utilisez le code fiscal correct du propriétaire. Il s'agit soit de votre numéro d'identité, soit de votre NIE si vous n'êtes pas espagnol
• Remplissez votre numéro d'identité ou NIE complet, en incluant tous les zéros
• Utilisez les identifiants de connexion reçus de votre autorité locale, pas vos identifiants Holidu
• Vérifiez que l'adresse et les détails de votre établissement sont corrects
• Assurez-vous que votre établissement a été correctement enregistré auprès de l'autorité locale avant de procéder

Étape 3 : Fonctionnement de la fonction d'enregistrement en ligne

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici ce que vous devez savoir sur le processus complet :

Processus pour le client

Après chaque réservation, vos clients reçoivent un courrier électronique (ou un message) contenant un lien sécurisé vers le formulaire d'enregistrement en ligne.

Le client doit alors :

1. Accéder au formulaire via le lien sécurisé
2. Remplir les informations personnelles pour tous les voyageurs (nom, prénom, date de naissance, etc.)
3. Télécharger les scans ou photos du document d'identité (passeport ou carte d'identité) pour chaque personne du groupe
4. Soumettre le formulaire de manière sécurisée

Si le client ne remplit pas le formulaire, il reçoit des rappels supplémentaires. Vous avez également la possibilité de compléter manuellement les informations si le client ne le fait pas.

Soumission automatique : À 23 h 00 (11 h 00 PM) le jour de l'arrivée, les données des clients sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment reconnaître le statut dans la section Réservations

Dans les détails de la réservation, nous affichons le statut d'enregistrement des clients. Voici les différents statuts possibles et ce qu'ils signifient :

Statut	Icône / Libellé	Signification	Action recommandée
Tous les clients enregistrés	Bleu • Complété	Le client a fourni toutes les informations requises ; les données sont prêtes pour la soumission	Aucune action n'est nécessaire ; vérifiez les détails si les règles locales l'exigent
Enregistrement en attente	Gris • En cours	Le client n'a pas encore rempli tous les champs obligatoires	Contactez le client pour qu'il complète les informations manquantes
Soumission aux autorités réussie	Bleu • Soumis	Les données du client ont été transmises avec succès aux autorités	Continuez avec les communications préalables à l'arrivée standard
Soumission aux autorités échouée	Rouge • Échoué	Une erreur s'est produite lors de la transmission des données aux autorités	Vérifiez la validité des données ; escaladez vers le support si le problème persiste

Résolution des problèmes courants

Problème	Solution
Données incomplètes ou manquantes	Rappelez à votre client de remplir le formulaire ou remplissez-le manuellement vous-même via la page de détails de la réservation. Cinq jours avant l'arrivée, vos clients reçoivent automatiquement un rappel avec un lien vers le formulaire d'enregistrement
Erreur lors du transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez saisis dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et que les erreurs persistent, contactez le support de Holidu pour obtenir de l'aide pour résoudre le problème

Étape 4 : Comment télécharger le registre des clients

Le registre des clients vous permet de disposer d'une copie officielle de toutes les informations enregistrées pour vos réservations. Voici comment le télécharger :

1. Accédez à la fonction d'enregistrement en ligne : Rendez-vous sur la page de configuration de l'en