⚠️ Remarque importante : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans votre pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité dans la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région. Nous travaillons activement pour étendre le support à d'autres pays.

Qu'est-ce que la fonctionnalité d'enregistrement en ligne ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne (Online Check-in) est un outil automatisé qui simplifie l'une de vos obligations légales en tant qu'hôte : l'enregistrement des données des clients auprès des autorités locales. Au lieu de remplir manuellement des formulaires ou de naviguer sur des portails gouvernementaux, cette fonctionnalité collecte automatiquement les informations des clients et les transmet aux autorités compétentes.

Pourquoi devez-vous faire cela ?

Dans de nombreux pays (comme l'Espagne, l'Italie, le Portugal et l'Allemagne), les hôtes sont légalement tenus de collecter et soumettre les informations des clients aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation contribue à garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. C'est pourquoi il est crucial d'avoir un système fiable en place.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne dans votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos clients un formulaire où ils peuvent fournir les données nécessaires. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin d'entrées manuelles dans les systèmes gouvernementaux.

Vos avantages clés :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données clients à l'autorité appropriée
• Registre numérique des clients que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels intégrés et communication avec les clients
• 100% gratuit pour les hôtes Holidu
• Gestion sécurisée et conforme à la vie privée des données sensibles des clients

Comment le configurer ?

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale appropriée. Nous soutenons actuellement l'Espagne, le Portugal, l'Allemagne, et travaillons à l'inclusion de l'Italie très bientôt.

Région	Autorité	Guide de configuration
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonctionnalité d'enregistrement des clients en Italie

Après avoir obtenu vos identifiants, suivez cet article pour apprendre à configurer votre fonctionnalité d'enregistrement en ligne.

Comment fonctionne-t-il pour les clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passera :

1. Après la réservation, votre client reçoit un email (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou pièce d'identité). Ce processus doit être répété pour chaque personne voyageant avec eux.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels supplémentaires lui seront envoyés pour lui rappeler ses obligations. Si vos clients ne se conforment pas, vous pouvez remplir les données à leur place.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données des clients sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger mon registre des clients ?

Suivez ces étapes pour télécharger votre registre des clients :

1. Allez à la fonctionnalité d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre des clients, cliquez sur « Détails ».

1. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis vous trouverez le bouton « Télécharger tout ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu offre-t-elle cette fonctionnalité ?

La loi locale exige que les hôtes enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, garantit la conformité légale et économise du temps pour les hôtes.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région ; vous devez vous connecter à l'autorité spécifique de votre pays et région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées via des canaux supportés par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas supportées.

Puis-je envoyer les données des clients des réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les réservations futures. Les réservations effectuées avant d'activer la connexion policière ne sont pas couvertes. Vous devez les enregistrer manuellement dans le portail de votre autorité responsable.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Les détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour l'hôte (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurai-je accès aux données des clients ?

Nous montrons uniquement les noms et âges des clients à nos hôtes, ce qui est l'information requise pour le registre des clients. Nous ne montrons pas d'informations supplémentaires, comme les numéros de pièce d'identité.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification lorsque les clients fourniront leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications dans ces cas. Cependant, vous pourrez voir si les clients ont fourni leurs données pour chaque réservation.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit l'âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation du responsable légal doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne remplissent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il reste incomplet, l'hôte peut soit :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23h00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de notre connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire à la place de mes clients ?

Oui, directement depuis l'écran des détails de la réservation. Vous pouvez également scanner leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'enregistrement.

Puis-je modifier les données après soumission ?

Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent pas être modifiées. S'il y a une erreur, contactez le support Holidu ou réentrez les données manuellement sur le portail de votre autorité.

Quand les données sont-elles envoyées à l'autorité ?

Automatiquement à 23h00 le jour de l'arrivée. Les hôtes sont responsables de s'assurer que les données sont complètes avant cette heure.

Les collaborateurs ont-ils accès à cette fonctionnalité ?

Non. Seuls les comptes principaux (avec droits d'éditeur) peuvent configurer les connexions. Les collaborateurs peuvent voir le formulaire