Remarque importante : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion et il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans certains pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité locale à sélectionner lors de la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région.

FAQ – Fonction d'enregistrement des voyageurs

Qu'est-ce que la fonction d'enregistrement en ligne ?

La fonction d'enregistrement en ligne (Online Check-in) est un outil automatisé qui simplifie la collecte des données des voyageurs et leur transmission aux autorités locales. Au lieu de remplir manuellement les formulaires auprès des autorités, Holidu gère l'ensemble du processus pour vous.

Pourquoi avez-vous besoin de le faire ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les propriétaires sont légalement tenus de collecter les informations des voyageurs et de les soumettre aux autorités locales peu de temps après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales. Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Disposer d'un système fiable en place vous permet de respecter les réglementations locales avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonction d'enregistrement en ligne de votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos voyageurs un formulaire où ils peuvent fournir les données requises. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données – plus besoin de saisie manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données des voyageurs à l'autorité compétente
• Livre d'enregistrement numérique que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels automatiques et communication avec les voyageurs intégrés
• Gratuit pour les propriétaires Holidu
• Gestion sécurisée et conforme au respect de la vie privée des données sensibles des voyageurs

Comment le mettre en place ?

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre logement auprès de l'autorité locale compétente. Nous soutenons actuellement l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie très bientôt.

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre logement à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des voyageurs en Italie Déclaration statistique en Italie

Une fois que vous avez vos identifiants, suivez cet article pour mettre en place votre fonction d'enregistrement en ligne.

Comment cela fonctionne-t-il pour les voyageurs ?

Une fois la configuration terminée, voici ce que vous pouvez attendre :

1. Après la réservation, votre voyageur reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le voyageur remplissage les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation des documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un voyageur ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

À 23 h 00 le jour de l'arrivée, les données du voyageur sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger mon registre des voyageurs ?

1. Accédez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté du logement pour lequel vous souhaitez le registre, cliquez sur « Détails ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-il cette fonctionnalité ?

La loi locale exige que les propriétaires enregistrent tous les voyageurs auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région – connectez-vous à l'autorité spécifique de votre pays et région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées par les intermédiaires soutenus par Holidu sont admissibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas prises en charge.

Puis-je envoyer les données des voyageurs à partir de réservations antérieures ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les réservations futures. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion aux autorités ne sont pas couvertes. Vous devrez les enregistrer manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données de voyageur sont collectées et envoyées ?

Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour le propriétaire (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurai-je accès aux données des voyageurs ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des voyageurs, qui sont les informations requises pour le registre. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires comme les numéros de pièce d'identité.

Que se passe-t-il si les voyageurs fournissent leurs informations et annulent ensuite leur réservation ?

Si le voyageur annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification lorsque les voyageurs fourniront leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les voyageurs ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les voyageurs doivent être enregistrés quel que soit l'âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas obligatoires, mais la relation de l'adulte responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les voyageurs ne remplissent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il est toujours incomplet, vous pouvez :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du voyageur
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23 h 00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de la connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire pour mes voyageurs ?

Oui, directement à partir de l'écran des détails de la réservation. Vous pouvez également scanner leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'enregistrement.

Puis-je modifier les données après la soumission ?

Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent pas être modifiées. S'il y a une erreur, contactez le support Holidu ou entrez à nouveau les données manuellement sur le portail de votre autorité.

Quand les données sont-elles envoyées à l'autorité ?

Automatiquement à 23 h 00 le jour de l'arrivée. Les propriétaires sont responsables de s'assurer que les données sont complètes avant cette heure.

Les collaborateurs ont-ils accès à cette fonctionnalité ?

Non. Seuls les comptes principaux (avec droits d'éditeur) peuvent configurer les connexions. Les collaborateurs peuvent voir le formulaire dans les détails de la réservation mais ne peuvent pas l'activer ni le gérer.

Que se passe-t-il si mes identifiants d'autorité changent ou expirent ?

Vous devrez les mettre à jour manuellement dans Holidu. Les mots de passe expirés peuvent entraîner l'échec du transfert de données. Vérifiez toujours l'état de la connexion dans la section « Compte ».

Le registre des voyageurs est-il légalement obligatoire ?

Oui. Le