Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité vous demande une facture ou un reçu, vous en tant que propriétaire êtes responsable de la fournir.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire légal de l'hébergement. Nous émettons uniquement des factures de commission pour vous (le propriétaire ou gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, le propriétaire.

Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement vous restez le prestataire de services — et donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Points importants :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures après le départ de l'invité.
• Les règles fiscales locales peuvent différer — veuillez consulter un conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement tenu d'émettre des factures ?

Oui. Les propriétaires sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour.

Holidu ne facilite que le paiement et n'est pas le prestataire légal de l'hébergement, ce qui signifie que vous en tant que propriétaire ou gestionnaire de propriété restez entièrement responsable de la facturation.

Pour les propriétaires professionnels opérant avec un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité aux réglementations fiscales et comptables locales.

Qu'est-ce que l'outil de facturation pour invités ?

Pour faciliter les choses, Holidu fournit l'outil de facturation pour invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les propriétaires à créer des factures légalement conformes directement via leur compte Holidu.

Caractéristiques principales

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Légalement conforme : Soutient la conformité aux règles fiscales locales et de l'UE.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les services additionnels comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois une facture émise, elle ne peut pas être modifiée ou rectifiée. Si vous avez des doutes, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la conserver comme brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et inchangeable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation pour invités

Il existe deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet « Finances » sur le côté gauche.
3. Ensuite, sélectionnez Factures pour invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet Réservations sur le côté gauche. Ensuite, sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes revenus, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer vos paramètres de facturation pour invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et se conforment aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos détails et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettez à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos informations de contact et légales sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails de l'hôte : Vérifiez que votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre entreprise sont corrects.
• Adresse : C'est votre adresse commerciale légale ou votre adresse résidentielle principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre nom de rue, code postal et ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage des factures

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans Paramètres de facturation :

• Afficher la TVA : Activez cette option si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro d'identification fiscal personnel ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte du pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter un « texte par défaut » personnalisé pour votre pied de page légal (par exemple, un message de remerciement ou une clause de non-responsabilité légale spécifique requise par votre région).

Choisissez quelle entreprise émet la facture

Si vous gérez les propriétés sous plus d'une entreprise — par exemple, en tant que propriétaire, ou si une entreprise gère la propriété en votre nom — vous pouvez maintenant contrôler laquelle est utilisée sur chaque facture.

Cela s'applique à vous si :

• Vous possédez la propriété directement et facturez également via une entreprise distincte que vous exploitez, ou
• Une entreprise de gestion gère la propriété en votre nom, et vous ou cette entreprise devez émettre la facture

Quelle entreprise est utilisée dépend de la réservation — nous sélectionnons automatiquement celle qui s'applique à cette réservation spécifique. Si ce n'est pas correct, ou si vous préférez facturer en tant qu'entreprise différente, vous pouvez le modifier avant d'émettre.

Où le gérer : Paramètres > Factures. Vous verrez votre profil par défaut plus ceux que vous avez créés vous-même. Vous pouvez ajouter, renommer, modifier ou supprimer un profil à tout moment.

Modifications manuelles ? Si vous modifiez les détails de la facture et qu'ils ne correspondent pas à un profil enregistré, nous vous demanderons si vous souhaitez les enregistrer en tant que nouveau profil — pour que vous n'ayez pas à les retaper la prochaine fois.

Numéros de facture : chaque profil garde son propre compteur et vous avertit avant un doublon, de sorte que vos numéros restent propres quelle que soit l'entreprise par laquelle vous facturez.

Étape par étape : créez la facture

Étape 1 : Sélectionnez les détails de la réservation

Choisissez l'ID de réservation pertinent et la langue préférée. Choisissez l'émetteur — nous le sélectionnons automatiquement, mais vous pouvez le changer ici.

Étape 2 : Ajoutez les informations de l'invité

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et le numéro de TVA (le cas échéant).

Étape 3 : Vérifiez et personnalisez

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le pied de page légal s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finalisez la facture

• Annuler : Abandonnez le brouillon.
• Enregistrer et fermer : Gardez-le comme brouillon pour des modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Étape 5 : Téléchargez et envoyez

La facture émise peut être téléchargée en PDF et envoyée manuellement à votre invité.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres de numérotation automatique des factures, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, ce qui vous fait gagner du temps en matière de tenue de registres.

Facturation pour les suppléments

Pour facturer les services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la Facture pour séjour, puis générez une Facture supplémentaire pour les extras.

Utiliser l'outil de facturation pour invités en tant que propriétaire privé

Vous n'avez pas besoin d'être une entreprise enregistrée pour utiliser l'outil de facturation pour invités. Si vous louez votre propriété en tant que propriétaire privé, l'outil est également disponible pour vous — et il peut rendre la création de factures ou de reçus pour vos invités beaucoup plus simple.

Ce qu'il faut garder à l'esprit en tant que propriétaire privé

• L'outil est facultatif. Il n'y a aucune obligation d'utiliser l'outil de facturation pour invités. C'est simplement là pour vous soutenir chaque fois que vous avez besoin ou souhaitez fournir une facture à vos invités.
• Votre numéro d'identification fiscal : en Espagne, par exemple, les propriétaires privés peuvent utiliser leur DNI ou NIE comme numéro d'identification fiscal lors de la configuration de l'outil.
• Connaître vos règles locales. Les exigences de facturation varient selon le pays et la région. En tant que propriétaire, vous êtes responsable de découvrir les réglementations qui s'appliquent à vous et de rester conforme à celles-ci. Si vous avez des doutes, nous vous recommandons de demander des conseils à un professionnel de la fiscalité dans votre pays.

Une remarque pour les propriétaires au Portugal