Que dois-je faire si je ne peux pas joindre un voyageur ?

Il peut arriver que vous ayez du mal à contacter un voyageur avant son arrivée. Cet article vous guide à travers les différentes méthodes de communication disponibles selon votre plateforme de réservation et les étapes à suivre si vous n'arrivez pas à le joindre.

Comment contacter les voyageurs avant leur arrivée

Étape 1 : Localisez la réservation dans votre compte hôte Holidu

Accédez à l'onglet Réservations de votre compte Holidu. Utilisez les filtres ou la barre de recherche pour trouver la réservation pertinente.

Étape 2 : Identifiez le canal de réservation

Vérifiez si la réservation provient d'Airbnb, Booking.com, Holidu ou d'un autre canal. Cela déterminera les informations de contact disponibles et la méthode de communication à utiliser.

Étape 3 : Contactez les voyageurs selon le canal

Réservations via Airbnb et Booking.com

Pour les réservations effectuées via Booking.com ou Airbnb, l'adresse e-mail personnelle du voyageur peut ne pas être disponible. Ces plateformes maintiennent la confidentialité des informations personnelles et utilisent leur système de messagerie interne. Les voyageurs ne sont pas tenus de fournir leur adresse e-mail privée.

Dans ces cas, essayez de les contacter en utilisant le numéro de téléphone ou WhatsApp. L'adresse e-mail personnelle sera visible si le voyageur a complété le formulaire d'arrivée Holidu.

Réservations via Holidu et autres canaux

Pour les réservations effectuées directement via Holidu ou par d'autres canaux, les informations de contact du voyageur (téléphone et e-mail) sont affichées par défaut.

Étape 4 : Informations de contact masquées

Si les détails du voyageur ne sont pas visibles, vérifiez les points suivants :

• La réservation provient-elle d'Airbnb ou de Booking.com ? Ces plateformes masquent l'adresse e-mail personnelle du voyageur.
• Êtes-vous un nouvel hôte sans aucun enregistrement confirmé ? Les informations des voyageurs sont masquées jusqu'à 2 jours avant l'arrivée pour les nouveaux hôtes.

Que faire si vous ne pouvez pas joindre le voyageur

Essayez plusieurs méthodes de contact

Les voyageurs peuvent répondre plus rapidement par un canal que par un autre. Essayez de les contacter via :

• WhatsApp : Envoyez un message court et poli.
• Appel téléphonique : Si vous ne recevez pas de réponse via WhatsApp, passez un coup de fil rapide.
• E-mail : Si disponible, assurez un suivi par e-mail.

Conseil pratique

Gardez votre message amical et concis. Par exemple :

"Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de [Nom de la propriété]. Je voulais juste confirmer votre heure d'arrivée. Merci de me tenir au courant. J'ai hâte de vous accueillir !"

Contacter notre équipe d'assistance

Si vous avez essayé toutes les méthodes disponibles et que l'enregistrement doit avoir lieu dans les 7 prochains jours, veuillez contacter notre équipe d'assistance Holidu.

• L'équipe d'assistance vous aidera à vérifier les détails de la réservation et pourra contacter directement le voyageur si nécessaire.
• Notre équipe peut également contacter le voyageur via la plateforme sur laquelle la réservation a été effectuée (par exemple, Booking.com ou Airbnb).
• Pour contacter notre équipe, utilisez le formulaire de contact disponible dans votre compte Holidu.

Considérations importantes

Informations de contact masquées pour les nouveaux hôtes

Les détails des voyageurs seront temporairement masqués pour les hôtes qui n'ont pas encore complété un enregistrement confirmé. Ces informations seront débloquées 2 jours avant l'arrivée.

Après qu'un hôte complète son premier enregistrement réussi, les détails des voyageurs ne seront plus masqués pour les futures réservations, quel que soit le statut de vérification.

Vérification du compte requise

La vérification complète du compte est requise pour recevoir les paiements pour toutes les réservations.

E-mail personnel pour Airbnb et Booking.com

L'adresse e-mail personnelle du voyageur peut ne pas être disponible si le voyageur n'a pas complété le formulaire d'arrivée.

Meilleures pratiques pour éviter les lacunes de communication

Pour réduire les risques de voyageurs non réactifs à l'avenir, nous vous recommandons :

1. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance

Assurez-vous que les voyageurs connaissent l'heure d'enregistrement, le lieu et les détails d'accès à votre propriété.

2. Utilisez des messages automatisés

Envoyez des rappels amicaux avant l'arrivée pour confirmer les heures ou partager les codes d'accès.

3. Activez l'enregistrement en autonomie si possible

Cela aide à éviter le stress de dernière minute si la communication est retardée.

4. Demandez aux voyageurs de confirmer leur heure d'arrivée quelques jours avant l'enregistrement

Envoyez un message simple 2 à 3 jours avant l'enregistrement pour vous assurer que tout le monde est d'accord.

5. Conseil utile

Assurez-vous d'ajouter ces informations à la section Informations d'arrivée du voyageur dans votre compte Holidu, sous Configuration.

Informations supplémentaires

Holidu n'est pas obligée de collecter les informations personnelles des voyageurs au nom de l'hôte. Si vous avez besoin de ces détails à des fins d'enregistrement, nous vous suggérons de contacter directement les voyageurs.

En suivant ces étapes et recommandations, vous améliorerez considérablement votre capacité à communiquer efficacement avec vos voyageurs et à gérer les arrivées de manière professionnelle.