Que dois-je faire si je ne peux pas joindre un voyageur ?

Il est courant que les hôtes aient besoin de contacter leurs voyageurs avant l'arrivée pour confirmer les détails d'enregistrement, les heures d'arrivée ou partager des informations importantes. Si vous rencontrez des difficultés à joindre un voyageur, cet article vous guidera à travers les étapes à suivre et les meilleures pratiques pour améliorer la communication.

Comment contacter les voyageurs avant leur arrivée

Étape 1 : Localiser la réservation

Commencez par accéder à votre compte hôte Holidu et localisez la réservation en question :

• Allez à l'onglet Réservations
• Utilisez les filtres ou la fonction de recherche pour trouver la réservation pertinente
• Vérifiez le canal de réservation (Airbnb, Booking.com, Holidu ou autre)

Étape 2 : Identifier le canal de réservation

Le canal par lequel la réservation a été effectuée affecte les coordonnées disponibles :

Pour les réservations Airbnb et Booking.com :

• Les adresses e-mail personnelles des voyageurs peuvent ne pas être disponibles, car ces plateformes gardent ces informations confidentielles
• Utilisez le système de messagerie interne de la plateforme, le numéro de téléphone ou WhatsApp pour contacter le voyageur
• Les coordonnées personnelles ne seront visibles que si le voyageur a rempli le formulaire d'arrivée Holidu

Pour les réservations Holidu et autres canaux :

• Les coordonnées du voyageur (téléphone et e-mail) sont affichées par défaut
• Vous pouvez contacter directement le voyageur par ces canaux

Étape 3 : Contacter le voyageur selon le canal

Une fois que vous avez identifié les coordonnées disponibles, utilisez les méthodes de contact appropriées pour votre canal de réservation.

Que faire si vous ne pouvez pas joindre le voyageur

Essayez plusieurs méthodes de contact

Les voyageurs peuvent répondre plus rapidement sur un canal que sur un autre. Essayez de les contacter via :

• WhatsApp : Envoyez un message court et poli
• Appel téléphonique : Si vous n'avez pas de réponse sur WhatsApp, passez un appel rapide
• E-mail : S'il est disponible, envoyez un e-mail de suivi

Exemple de message

Gardez votre message amical et concis. Par exemple :

"Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de [Nom de la propriété]. Je voulais juste confirmer votre heure d'arrivée. Veuillez me faire savoir quand vous aurez un moment. J'ai hâte de vous accueillir !"

Contacter notre équipe d'assistance

Si vous avez essayé toutes les méthodes disponibles et que l'enregistrement est dans les 7 prochains jours, veuillez contacter notre équipe d'assistance via le formulaire de contact Holidu.

• Notre équipe pourra vérifier les détails de la réservation et contacter le voyageur directement si nécessaire
• Nous pouvons également contacter le voyageur par la plateforme sur laquelle la réservation a été effectuée (par exemple, Booking.com ou Airbnb)

Informations importantes à connaître

Masquage des coordonnées des voyageurs

Pour les hôtes nouveaux qui n'ont pas encore complété un enregistrement confirmé :

• Les coordonnées du voyageur seront temporairement masquées
• Ces informations seront révélées 2 jours avant l'arrivée
• Après votre premier enregistrement réussi, les coordonnées ne seront plus masquées pour les futures réservations

E-mail personnel pour Airbnb et Booking.com

L'adresse e-mail personnelle du voyageur peut ne pas être disponible si :

• Le voyageur n'a pas rempli le formulaire d'arrivée
• La plateforme (Airbnb ou Booking.com) masque ces informations

Vérification du compte

Assurez-vous que votre compte est entièrement vérifié pour recevoir vos paiements pour toutes les réservations.

Bonnes pratiques pour éviter les lacunes de communication

Pour réduire les risques que les voyageurs ne répondent pas à l'avenir, nous recommandons :

1. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance

Assurez-vous que les voyageurs connaissent l'heure d'enregistrement, l'emplacement et les détails d'accès à votre propriété. Ajoutez ces informations à la section Informations d'arrivée des invités dans votre compte Holidu sous Configuration.

2. Utilisez des messages automatisés

Envoyez des rappels amicaux avant l'arrivée pour confirmer les heures ou partager les codes d'accès. Notre système de messages automatisés peut vous aider à rester en contact sans effort supplémentaire.

3. Activez l'auto-enregistrement quand c'est possible

Cela aide à éviter le stress de dernière minute si la communication est retardée. Les voyageurs peuvent s'enregistrer indépendamment, ce qui réduit la dépendance à la communication en temps réel.

4. Demandez une confirmation d'arrivée quelques jours avant l'enregistrement

Envoyez un message simple 2 à 3 jours avant pour vous assurer que tout le monde est aligné sur l'heure d'arrivée.

5. Organisez les informations d'arrivée

Assurez-vous que toutes les informations importantes sont ajoutées à la section Informations d'arrivée des invités de votre compte Holidu.

Points importants à retenir

• Holidu n'est pas obligé de collecter les informations personnelles des voyageurs au nom de l'hôte
• Si vous avez besoin de ces détails à des fins d'inscription ou autres, veuillez contacter directement les voyageurs
• Les canaux de contact disponibles dépendent du canal de réservation et de la vérification du compte
• La communication proactive avant l'arrivée prévient la plupart des problèmes d'enregistrement

En suivant ces conseils et bonnes pratiques, vous pourrez établir une communication fluide avec vos voyageurs et prévenir les complications lors de l'enregistrement.