Que dois-je faire si je ne peux pas joindre un voyageur ?

Il est important de rester en contact avec vos voyageurs avant leur arrivée pour confirmer les détails de la réservation et garantir une expérience sans friction. Si vous avez du mal à joindre un voyageur, cette guide vous aidera à utiliser tous les canaux de communication disponibles et à comprendre les meilleures pratiques pour éviter les problèmes de communication.

Utilisez la messagerie des voyageurs – votre boîte de réception centralisée

La fonctionnalité Messagerie des voyageurs de Holidu regroupe toutes vos conversations avec vos voyageurs en un seul endroit, qu'ils aient réservé via Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou votre site web d'hôte. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour joindre vos voyageurs avant leur arrivée.

Comment accéder à la messagerie

• Allez dans Messages → Boîte de réception dans le menu de navigation pour voir toutes vos conversations.
• Ou ouvrez une réservation spécifique dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de message dans la vue détaillée de la réservation pour accéder directement à la conversation avec ce voyageur.

Assistant IA inclus

Un assistant IA est inclus sans frais supplémentaires et gère automatiquement les questions courantes des voyageurs concernant l'enregistrement, les équipements, les directions, et bien plus encore, en fonction des sujets que vous avez configurés dans Gérer les paramètres. Les messages sont également automatiquement traduits entre votre langue et celle du voyageur, ce qui élimine les barrières linguistiques. Vous pouvez prendre en charge n'importe quelle conversation à tout moment ou ajuster les sujets traités par l'assistant quand bon vous semble.

Détails de contact des voyageurs selon le canal de réservation

La messagerie des voyageurs fonctionne sur tous les canaux. Cependant, selon la source de la réservation, les informations de contact supplémentaires (téléphone, email personnel) peuvent ou non être visibles.

Canal de réservation	Téléphone/Email visibles ?
Holidu et réservations directes	Oui, par défaut
Airbnb	Peut être masqué
Booking.com	Peut être masqué
Vrbo	Peut être masqué

Pour les réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo, l'email personnel du voyageur reste confidentiel selon les politiques de ces plateformes. L'email personnel du voyageur devient visible s'il complète le formulaire d'arrivée Holidu.

Nouvelle politique pour les nouveaux hôtes

Si vous n'avez pas encore complété votre premier enregistrement confirmé, les détails de contact des voyageurs sont masqués jusqu'à 2 jours avant l'arrivée. Après votre premier enregistrement réussi, cette restriction est levée pour toutes vos réservations futures.

Que faire si vous ne pouvez pas joindre le voyageur

Essayez ces méthodes dans l'ordre suivant :

1. Messagerie des voyageurs (Messages → Boîte de réception) – toujours la meilleure première étape, quel que soit le canal de réservation.
2. WhatsApp – envoyez un message court et courtois.
3. Appel téléphonique – si vous n'avez pas de réponse sur WhatsApp.
4. Email – un suivi si les informations sont disponibles.

Conseils pour vos messages

Gardez votre message courtois et concis. Voici un exemple :

Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de la propriété [Nom de la propriété]. Je voulais simplement confirmer votre heure d'arrivée. Veuillez me faire savoir quand vous aurez un moment. Au plaisir de vous accueillir !

Si l'arrivée est imminente

Si l'enregistrement doit avoir lieu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez pas reçu de réponse sur tous les canaux, contactez notre équipe d'assistance via l'assistant Holidu. Ils peuvent vérifier les détails de la réservation et contacter le voyageur via le canal de réservation original si nécessaire.

Meilleures pratiques pour éviter les lacunes de communication

1. Envoyez des messages tôt via la messagerie des voyageurs

Un message d'accueil courtois quelques jours avant l'arrivée établit une tonalité positive et confirme les détails clés. L'assistant IA peut gérer automatiquement les questions de suivi.

2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance

Assurez-vous que les voyageurs connaissent l'heure d'enregistrement, l'emplacement et les détails d'accès. Cela minimise les malentendus de dernière minute.

3. Utilisez des messages automatisés

Les messages automatisés Guest Connect fonctionnent aux côtés de la messagerie des voyageurs – quand les voyageurs répondent à un message programmé, l'assistant IA peut continuer la conversation de manière fluide.

4. Activez l'enregistrement autonome si possible

Cela évite le stress de dernière minute si la communication est retardée.

5. Demandez aux voyageurs de confirmer l'heure d'arrivée 2 à 3 jours à l'avance

Un court message maintient tout le monde aligné et élimine les surprises.

Informations importantes concernant les données personnelles

Holidu n'est pas obligé de collecter les informations personnelles des voyageurs en votre nom. Si vous avez besoin de ces détails à des fins d'enregistrement, veuillez contacter directement les voyageurs via la messagerie de Holidu. Notre équipe de support multilingue est disponible 7 jours sur 7 si vous avez besoin d'aide.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Si vous rencontrez des difficultés à utiliser la messagerie des voyageurs ou si vous avez d'autres questions concernant la communication avec vos voyageurs, veuillez nous contacter via notre formulaire de contact d'assistance. Notre équipe est là pour vous aider.