Comment contacter un voyageur avant son arrivée ?

Pour bien préparer l'arrivée de vos voyageurs, il est essentiel de pouvoir les joindre facilement avant leur séjour. Cet article vous explique comment contacter vos voyageurs réservés via Airbnb, Booking.com et Holidu, quelles coordonnées sont visibles selon le canal de réservation, et que faire si vous ne parvenez pas à les joindre.

Utiliser la messagerie Holidu pour contacter vos voyageurs

La messagerie Holidu regroupe toutes vos conversations avec les voyageurs en un seul endroit, qu'elles proviennent d'Airbnb, de Booking.com, de Holidu, de Vrbo ou de votre propre site de réservation. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable de joindre un voyageur avant son arrivée.

Comment y accéder :

• Rendez-vous dans Messages → Boîte de réception depuis le menu de navigation pour consulter toutes vos conversations.
• Ou ouvrez une réservation dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de messagerie dans le détail de la réservation pour accéder directement à la conversation de ce voyageur.

Assistant IA : un assistant IA inclus sans frais supplémentaires répond automatiquement aux questions courantes des voyageurs (arrivée, équipements, itinéraire, etc.) en fonction des sujets que vous avez sélectionnés dans Gérer les paramètres. Les messages sont également traduits automatiquement entre votre langue et celle du voyageur, afin que la langue ne soit jamais un obstacle. Vous pouvez reprendre la main sur n'importe quelle conversation à tout moment et modifier les sujets gérés par l'assistant selon vos besoins.

Coordonnées du voyageur selon le canal de réservation

La messagerie Holidu fonctionne avec tous les canaux de réservation. Toutefois, selon l'origine de la réservation, des coordonnées complémentaires (téléphone, adresse e-mail personnelle) peuvent être visibles ou masquées.

Pour les réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo, l'adresse e-mail personnelle du voyageur est protégée par ces plateformes. Elle devient visible dès que le voyageur remplit le formulaire d'arrivée Holidu.

Nouveaux hôtes : si vous n'avez pas encore effectué votre premier check-in confirmé, les coordonnées des voyageurs restent masquées jusqu'à 2 jours avant leur arrivée. Après votre premier check-in réussi, cette restriction est levée pour toutes vos réservations suivantes.

Que faire si vous ne parvenez pas à joindre le voyageur ?

Essayez les méthodes suivantes, dans l'ordre :

1. Messagerie Holidu (Messages → Boîte de réception) : c'est toujours la meilleure première étape, quel que soit le canal de réservation.
2. WhatsApp : envoyez un message court et courtois.
3. Appel téléphonique : si vous n'obtenez pas de réponse sur WhatsApp.
4. E-mail : relancez le voyageur si son adresse est disponible.

Astuce : gardez un message chaleureux et concis, par exemple :

« Bonjour [Nom du voyageur], ici [Votre nom] de [Nom du logement]. Je souhaitais simplement confirmer votre heure d'arrivée. Merci de me tenir informé dès que possible. Au plaisir de vous accueillir ! »

Si l'arrivée a lieu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez obtenu aucune réponse via aucun canal, contactez notre équipe d'assistance via le formulaire de contact. Elle pourra vérifier les informations de la réservation et, si nécessaire, tenter de joindre le voyageur par le canal de réservation d'origine.

Bonnes pratiques pour éviter les problèmes de communication

1. Écrivez tôt aux voyageurs via la messagerie Holidu. Un message de bienvenue quelques jours avant l'arrivée instaure une relation positive et permet de confirmer les informations clés. L'assistant IA peut répondre automatiquement aux questions de suivi.
2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance. Assurez-vous que le voyageur connaisse l'heure d'arrivée, l'emplacement du logement et les modalités d'accès. Consultez notre article sur l'ajout d'informations d'arrivée dans la rubrique Configuration de l'annonce.
3. Utilisez les messages automatisés. Les messages automatisés Guest Connect fonctionnent en complément de la messagerie. Lorsqu'un voyageur répond à un message programmé, l'assistant IA peut poursuivre la conversation. Consultez notre article dédié aux messages automatisés.
4. Activez l'arrivée autonome lorsque c'est possible. Cela évite le stress de dernière minute si la communication est retardée.
5. Demandez au voyageur de confirmer son heure d'arrivée 2 à 3 jours à l'avance. Un bref message permet de s'assurer que tout le monde est aligné.

Informations importantes

Holidu n'est pas tenu de collecter les informations personnelles des voyageurs en votre nom. Si vous avez besoin de ces informations à des fins de déclaration, veuillez contacter directement les voyageurs. Notre équipe d'assistance en langue locale est disponible 7 jours sur 7 si vous avez besoin d'aide. Pour toute question, utilisez le formulaire de contact.