Location saisonnière : prévenir les doublons de réservations

Juin 2025

La double réservation est l’une des situations les plus complexes et désagréables pour un hôte. Elle se produit lorsque deux invités réservent le même logement pour les mêmes dates, généralement via deux plateformes différentes. Cela peut entraîner des avis négatifs et des demandes de compensation, affectant ainsi votre réputation et vos finances. Éviter ces problèmes dans les locations de vacances n’est pas si difficile. Il suffit de mettre en place quelques précautions. Voyons ensemble comment prévenir les doubles réservations.

Pourquoi le surbooking se produit-il ?

Les doubles réservations dans les locations de vacances surviennent lorsque vous utilisez plusieurs plateformes pour augmenter vos chances d’attirer des invités. En publiant votre annonce sur plusieurs sites, il est possible que, dans un court laps de temps, deux utilisateurs réservent le même appartement, par exemple un invité sur Booking et un autre sur Holidu, sans que vous ayez eu le temps de mettre à jour manuellement le calendrier. Un autre facteur pouvant entraîner un surbooking est l’utilisation de votre propre site web de location de vacances : ici aussi, un retard dans la mise à jour peut entraîner une réservation supplémentaire, difficile à gérer pour l’hôte.

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Surbooking : comment louer ma maison de vacances en toute tranquillité ?

Vous disposez de plusieurs outils utiles pour éviter les doubles réservations. Voici les plus courants et efficaces.

Activez les notifications instantanées

Recevoir sur votre smartphone et par e-mail la notification immédiate d’une réservation vous permet d’agir rapidement pour retirer la disponibilité des autres canaux. Il est toujours conseillé d’installer sur votre téléphone toutes les applications relatives aux plateformes que vous utilisez pour annoncer votre logement et d’activer les notifications push : étant donné que le smartphone est généralement à portée de main, c’est le meilleur système pour rester constamment informé et améliorer la gestion de vos réservations. Cependant, il est déconseillé de procéder à la mise à jour manuelle des calendriers. Cette méthode, en plus d’être obsolète, est très risquée. Une petite distraction ou un moment d’absence, comme être occupé par d’autres tâches, conduire ou faire du sport, vous exposerait au danger de recevoir des doubles réservations. De plus, la mise à jour manuelle ne garantit pas une synchronisation réellement immédiate, même avec votre plus grande réactivité, et n’est pas compatible avec la réception de réservations de dernière minute.

Désactivez la réservation instantanée

La réservation instantanée est une option très pratique pour les hôtes, car elle permet de recevoir des réservations sans qu’il soit nécessaire de les approuver. L’invité complète donc l’ensemble du processus de manière autonome, sans que votre confirmation soit requise. C’est un filtre très utilisé par ceux qui réservent à la dernière minute et permet d’améliorer la visibilité de votre annonce sur la plateforme de location. Cependant, en activant les confirmations instantanées sur toutes les plateformes, vous risquez fortement le surbooking. Pour trouver un bon compromis, vous pouvez activer cette fonction sur une seule OTA, en insérant l’approbation personnelle sur toutes les autres agences où vous avez publié l’annonce.

Holidu, Airbnb et Booking : comment éviter les doubles réservations avec la synchronisation des calendriers

Le système le plus professionnel, sûr et avantageux pour louer un appartement de vacances sur plusieurs plateformes et sur votre site web est la synchronisation automatique des calendriers. Pour ce faire, vous disposez de deux options :

• iCal : il s’agit d’un format de fichier conçu spécifiquement pour la synchronisation des calendriers de location. C’est sans aucun doute un système valable pour éviter les doubles réservations entre Booking et d’autres portails, car il met à jour automatiquement les informations entre les différentes OTA. De plus, iCal est gratuit. Cependant, le système présente des limites. Par exemple, la mise à jour ne se fait pas en temps réel, mais nécessite quelques minutes pour être complète. Cela expose, bien que de manière limitée, au risque de recevoir plusieurs réservations pour le même logement. De plus, avec iCal, vous n’avez pas accès à une gestion centralisée des plateformes et la seule donnée synchronisée est le calendrier, excluant ainsi les prix et les politiques d’annulation. iCal est une bonne ressource si vous gérez une seule maison de vacances, mais moins adaptée pour les professionnels qui s’occupent de plusieurs structures.
• Channel manager : ce sont de véritables logiciels développés spécifiquement pour la gestion des réservations de locations de vacances et compatibles avec toutes les plateformes de réservation et les sites web. Les channel managers offrent diverses fonctions, dont la synchronisation en temps réel des calendriers qui, étant instantanée, élimine toute possibilité de surbooking. Un autre avantage des channel managers est le contrôle de toutes les maisons de vacances via une seule plateforme : cela permet de gérer plus facilement les prix, les messages entrants, les politiques d’annulation et les avis. À la lumière de ces avantages, il s’agit de logiciels essentiels si vous gérez plusieurs maisons de vacances et si vous souhaitez obtenir un contrôle simplifié de chaque aspect de votre activité. En revanche, les channel managers nécessitent un abonnement et un apprentissage initial du système, à commencer par l’intégration des différentes plateformes.

Attention constante aux détails

Même si vous avez adopté les meilleures précautions pour éviter le surbooking, en utilisant des systèmes automatisés et en activant les notifications sur votre smartphone, rappelez-vous de soigner chaque détail :

• Maintenez une communication impeccable avec vos invités. Lorsque vous recevez une réservation, envoyez une confirmation résumant les différents détails, tels que les dates et les horaires d’enregistrement et de départ.

• Utilisez des rappels automatiques pour vous souvenir d’envoyer les instructions principales quelques jours avant l’enregistrement.

• Gardez toujours un œil sur les calendriers : vous pourriez avoir des dates indisponibles pour d’autres raisons, comme des travaux sur le bien ou des engagements qui ne vous permettent pas d’être présent pour l’enregistrement.
  

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Comment gérer le surbooking

En cas de double réservation, vous devez vous montrer prêt et raisonnable pour résoudre l’incident de la meilleure manière possible, en cherchant à vous protéger des avis négatifs, qui pourraient affecter de manière déterminante votre réputation et la visibilité de votre annonce dans les résultats de recherche de l’agence de location.

Voici les stratégies les plus efficaces à adopter lorsqu’un surbooking se produit :

• Trouvez la réservation la plus récente, car c’est celle que vous devez annuler.

• Contactez rapidement l’invité qui ne pourra pas être accueilli, en vous excusant pour le désagrément causé et en expliquant les raisons pour lesquelles le problème s’est produit.

• Cherchez une solution pour le malentendu : si vous disposez d’un autre appartement, libérez-le rapidement, ou proposez de trouver personnellement un logement similaire à votre propre bien. Montrer de l’attention envers l’invité réduit le risque de recevoir un avis négatif ou une demande de compensation.

• Remboursez rapidement la somme reçue : cela est un signe de votre bonne foi.

• Envisagez une compensation, comme un bon cadeau pour une réservation ultérieure.

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