Protection des données en Italie : guide pour les hôtes

Juin 2025

Entre obligations réglementaires de déclaration et respect de la vie privée, il peut être difficile de s’y retrouver. Faut-il une autorisation pour traiter les données personnelles en Italie ? Quelles informations devez-vous solliciter en tant qu’hôte et à qui les transmettre ? Comment assurer la sécurité de ces données personnelles ? Holidu fait le point pour vous.

Protection des données personnelles en Italie : cadre légal et application

Les informations recueillies auprès des locataires des hébergements touristiques sont soumises aux réglementations de confidentialité en Italie. Toute personne désireuse de louer un appartement de vacances doit s’informer des obligations légales en la matière.

Les lois encadrant la collecte et le traitement des données 

La protection des données personnelles en Italie est régie par deux textes : 

• le Règlement général sur la protection des données (RGPD – UE 2016/679) applicable dans toute l’Union européenne ;
• le Code italien de protection des données personnelles (décret législatif 196/2003, mis à jour par le 101/2018). 

La loi sur la vie privée en Italie prévoit des sanctions sévères en cas de traitement illicite, de communication et de diffusion illégale de données à caractère personnel. Pour se prémunir de tout litige, les hôtes de vacances ont donc intérêt à maîtriser la réglementation en la matière.

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Collecte et conservation des données personnelles des invités

Première chose à savoir : en tant que bailleur de logement touristique, vous ne pouvez collecter que les données strictement nécessaires, à savoir :

• enregistrement des clients (identité et dates de séjour) auprès de la Questura, l’organisme italien chargé du maintien de l’ordre public ;
• facturation (nom et adresse fiscale des invités) ;
• gestion administrative et comptable de l’activité touristique.

Obligation d’information des locataires d’hébergement touristique

Le deuxième aspect important concerne l’accord sur le traitement des données personnelles en Italie. Concrètement, vous devez fournir à vos invités un exemplaire de la politique de confidentialité de votre location saisonnière, par mail ou sur support papier. Cette charte comporte au minimum :

• l’identité du responsable du traitement des données (donc l’hôte) ;
• l’objectif de la collecte des informations (obligations légales, communication aux autorités…) ;
• la durée de conservation des données ;
• les droits des clients concernant leurs informations personnelles (accès, rectification, suppression, etc.).

Sécurité des informations des locataires saisonniers

Le dernier point essentiel en matière de protection des données personnelles en Italie concerne leur stockage. En tant qu’hôte de vacances, vous devez prendre toutes les mesures utiles pour garantir la sécurité des informations collectées, qu’elles soient conservées sur papier ou dématérialisées. Il vous appartient aussi de limiter leur accès aux seules personnes autorisées. 

Focus sur l’utilisation marketing des données personnelles

En aucun cas les informations fournies ne peuvent être exploitées commercialement, ni transmises à d’autres (gratuitement ou moyennant finance) sans le consentement explicite de vos invités. Toutefois, les professionnels du tourisme contournent bien souvent cet interdit en proposant l’envoi de newsletters, par exemple. 

Les transactions de particulier à particulier, y compris via les sites web de location de vacances, donnent habituellement lieu à des échanges directs. Mieux vaut privilégier cette forme de relation, basée sur la confiance, qu’introduire discrètement une clause autorisant le démarchage commercial dans le contrat de location.

Les formalités légales liées à l’identité des clients des locations de vacances en Italie

La location de vacances avec confidentialité en Italie reste soumise à certaines obligations de déclaration. La réglementation en vigueur s’applique dans tout l’espace européen et a pour objectif de lutter contre la criminalité. En clair, personne ne peut louer une maison pour les vacances anonymement, ni sous une fausse identité.

Loi européenne et déclaration d’identité des vacanciers 

En Italie comme dans la majorité des pays d’Europe, tous les hébergeurs touristiques sont tenus de relever l’identité de leurs clients et de la transmettre aux autorités policières. Instaurée en 1990 par les accords de Schengen, cette mesure vise à compenser la suppression des contrôles d’identité aux frontières. 

En tant qu’hôte de vacances, vous devez faire remplir une fiche de renseignement à chaque invité. Celle-ci comporte les données suivantes :

• nom et prénoms ;
• lieu et date de naissance ;
• nationalité ;
• domicile fiscal ;
• numéro de téléphone et adresse mail ;
• dates d’arrivée et de départ.

Quelle que soit la durée de la location, le décret-loi 119/2018 impose l‘enregistrement de chaque client et l’envoi des données aux services de police via le portail web Alloggiati, dans les 48 heures suivant l’arrivée du locataire.

Pourquoi établir un contrat de location de vacances en Italie ?

En Italie, ce document n’est obligatoire qu’à partir de 30 jours de location – consécutifs ou non. Le contrat doit être transmis aux services des impôts. Toutefois, même pour des séjours de courte durée, le contrat de location saisonnière permet de clarifier les échanges et de rassurer vos invités quant à la façon dont sont traitées leurs données personnelles.

Le contrat type comporte de nombreuses informations concernant :

• la propriété : adresse, type de bien, superficie, nombre de pièces, capacité d’accueil, équipements inclus…
• les conditions du bail : durée, tarif de location, politique d’annulation, montant de la caution, services inclus ou optionnels ;
• les coordonnées de l’hôte et de tous les invités ;
• le règlement intérieur de la location de vacances : horaires d’arrivée et de départ, conditions de ménage, animaux domestiques autorisés ou non, politique de tri des déchets, respect du voisinage, possibilité d’inviter d’autres personnes…

Les portails de location de vacances tels que Holidu vous aident à rédiger un contrat conforme aux réglementations et à respecter vos obligations en matière de protection de la vie privée.

Sécurité et identification : l’accueil personnalisé devient obligatoire

Au-delà de la collecte des données de chaque invité, de plus en plus de pays interdisent l’emploi des boîtes à clés au profit d’un accueil en personne. C’est le cas en Italie depuis le 18 novembre 2024. Cette mesure renforce la confiance entre les hôtes et leurs invités, les relations directes étant souvent mieux vécues qu’un simple envoi de documents. C’est aussi l’occasion, pour les propriétaires, de demander à voir les pièces d’identité des locataires. Attention toutefois : vous n’avez pas le droit de les photocopier.

La gestion des données personnelles, en Italie comme ailleurs, jongle entre nécessité de sécuriser les transactions et respect de la vie privée. En tant qu’hôte, il vous revient de respecter les dispositions légales et de vous interdire tout usage commercial des données recueillies, sauf accord express des intéressés. Vous pouvez aussi expliquer à vos invités l’intérêt et l’objectif de cette collecte d’informations si vous annoncez un bien de location de vacances.

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