Contacter vos voyageurs : comment et quand le faire
Les moments clés pour communiquer avec vos voyageurs
Janvier 2026
Gérer une location de vacances ne se limite pas à la simple création d’une annonce sur Holidu. Une fois cette étape franchie et que vous profitez des avantages d’un site web de location de vacances idéal, il est essentiel de mettre en place des stratégies pour garantir aux voyageurs une expérience inoubliable. Après tout, des séjours réussis donnent lieu à de bons commentaires, qui sont la clé de la réputation de votre propriété.
Pour assurer la rentabilité de leur activité, une bonne communication avec les clients est fondamentale pour les propriétaires. L’efficacité de ces échanges déterminera en partie l’expérience de vos visiteurs, établira un lien de confiance et garantira le bon déroulement de leur séjour.
La question de la communication avec les clients Airbnb ou d’autres plateformes revient souvent : comment communiquer suffisamment sans être envahissant ? Découvrez les moments clés pour envoyer des e-mails à vos clients, indispensables pour améliorer leur séjour, anticiper les problèmes et encourager les avis positifs.
L’importance d’une communication active et attentive
Lorsque vous décidez de louer votre appartement de vacances, la relation que vous établissez avec vos visiteurs est la clé d’un séjour réussi. Il est donc crucial de maintenir le contact avec eux afin de répondre à leurs attentes et de leur offrir un accompagnement efficace pour qu’ils se sentent épaulés.
Si ce suivi est souhaitable, un excès peut être aussi préjudiciable qu’un manque. Les messages envoyés doivent être pertinents, professionnels et informatifs, sans être intrusifs. Un échange adapté doit répondre aux questions fréquentes, prévenir les incidents, instaurer un climat de confiance et inciter le voyageur à laisser une excellente évaluation.
Étape par étape : comment et quand contacter le voyageur
Vous vous demandez peut-être quel message laisser aux clients et à quel moment le faire. Bien que la réponse puisse varier, vous pouvez suivre un calendrier simple comprenant cinq à sept points de contact, répartis entre la réservation et le suivi après le départ.
Voici les moments propices pour ces échanges :
- Confirmation de réservation
- Planification du séjour
- Enregistrement
- Suivi durant le séjour
- Départ
- Fidélisation (Optionnel)
- Occasions spéciales (Optionnel)
- Message de confirmation de réservation
Le message de confirmation de réservation doit être envoyé immédiatement après la validation du séjour. Ce message garantit au client que son séjour est bien validé, ce qui le rassure. Vous devez y inclure les informations principales : les dates d’arrivée et de départ, la durée du séjour et le nombre de personnes. C’est également l’occasion de confirmer le montant réglé, d’indiquer l’emplacement précis du logement et de rappeler les conditions d’annulation. Proposer un contact direct dès ce stade témoigne de votre professionnalisme.
- Planification du séjour
Une semaine avant l’arrivée, vous pouvez envoyer un message aux clients pour les aider à organiser leur voyage. C’est le moment idéal pour vous enquérir de leur heure d’arrivée et leur proposer des services additionnels, comme des lits bébé ou des petits-déjeuners. Profitez-en également pour rappeler le règlement intérieur et confirmer votre disponibilité.
- Processus d’enregistrement en location de vacances
Le troisième message, envoyé la veille de l’arrivée, doit se concentrer sur le processus d’enregistrement en location de vacances. Il doit contenir l’adresse exacte, le code d’accès (ou l’emplacement des clés) ainsi que la procédure à suivre en cas d’arrivée tardive. N’oubliez pas d’inclure les informations pratiques telles que le code Wi-Fi ou les instructions de stationnement dans le message de bienvenue. Si vous utilisez des outils spécifiques, veillez à ce que le message de bienvenue Airbnb soit rédigé dans un ton hospitalier.
- Suivi durant le séjour
Un court message pour s’assurer que tout se passe bien montre votre souci du détail. Ce contact doit rester bref et amical. C’est le meilleur moyen d’identifier rapidement d’éventuels problèmes et de réitérer votre aide.
- Départ
Envoyez un message de départ la veille de votre congé afin de simplifier les formalités. Précisez l’heure de sortie ainsi que les instructions relatives aux clés et aux poubelles. Remerciez les voyageurs et transmettez-leur le lien vers la section avis d’un portail de location de vacances pour qu’ils puissent laisser un témoignage.
- Fidélisation (Optionnel)
L’objectif est ici d’inciter le client à revenir. Adoptez un ton cordial et proposez-lui, par exemple, un code promotionnel pour un prochain séjour ou invitez-le à suivre votre page sur les réseaux sociaux.
- Occasions spéciales (Optionnel)
Envoyer des vœux pour Noël ou d’autres fêtes est une manière élégante de rappeler l’existence de votre logement et d’inciter à de nouvelles réservations pour les prochaines vacances.
Conseils pour une communication efficace
Lorsque vous souhaitez annoncer votre maison de vacances, la communication devient une stratégie vitale. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer des messages, mais de le faire avec un ton accueillant. Voici quelques conseils :
- Privilégiez des messages concis, clairs et faciles à lire.
- Adoptez un ton humain et chaleureux, en évitant les formules trop rigides.
- Même si vous automatisez vos envois, essayez de les personnaliser autant que possible.
- Assurez-vous que vos écrits répondent aux questions les plus fréquentes.
- Indiquez toujours un moyen de contact direct pour les urgences.
- Évitez les fautes d’orthographe qui pourraient nuire à votre image de marque.
