État des lieux : essentiel pour votre maison de vacances

Juillet 2025

Un outil d’une grande importance pour protéger votre appartement touristique est la Déclaration d’État des Lieux, connue à l’international sous le nom d’« Inventory and Condition Report ». Il s’agit d’un document qui permet à l’hôte de prouver l’état réel de l’appartement au moment de l’arrivée du client, s’avérant décisif en cas de litige concernant d’éventuels dommages à la propriété, aux équipements et aux meubles. Si vous êtes hôte, découvrez tous les avantages de cet outil et comment rédiger correctement le document officiel.

Comment protéger votre maison de vacances avec la Déclaration d’État des Lieux

Ce document décrit en détail l’état de l’habitation, des équipements et des meubles, incluant les défauts ou dommages. La Déclaration est présentée au client lors de l’enregistrement et devient officielle une fois que les deux parties signent le document. Au moment du départ, l’hôte et le client effectuent un contrôle des conditions de l’appartement pour évaluer d’éventuels dommages survenus pendant le séjour.

Importance de la Déclaration pour un bien touristique

La Déclaration protège le propriétaire de la maison de vacances une fois que le client a signé le document. En acceptant les conditions de l’état de l’appartement, pour l’hôte, il s’agit d’une preuve concrète et objective de l’état initial dans lequel la propriété a été remise au locataire. En cas de dommages à la structure, pour l’hôte, il devient très facile de prouver ce qui s’est passé grâce à la Déclaration. En l’absence d’un rapport sur l’état de la propriété dans les locations de courte durée, il serait très compliqué pour l’hôte de prouver le dommage réellement survenu.

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Un outil de transparence

Présenter le Procès-Verbal d’État des Lieux d’une maison de vacances démontre votre bonne foi et protège le client contre des contestations non véridiques. Un document bien rédigé, clair et détaillé est un indice de professionnalisme, de transparence et de la volonté d’établir une relation claire et exempte de malentendus. Avant de le signer, le client a la possibilité de signaler les incohérences constatées, par exemple en notant une fenêtre qui s’ouvre difficilement ou un appareil électroménager non fonctionnel.

Une excellente ressource pour gérer l’appartement

Un bon hôte doit s’assurer de louer un appartement de vacances en parfait état, y compris du point de vue de l’entretien. Enregistrer régulièrement l’État des Lieux, comme c’est le cas pour les locations de courte durée, vous permet de suivre l’usure des objets et de planifier plus soigneusement les interventions d’entretien, assurant aux clients des standards de qualité élevés.

À quoi sert la rédaction de la Déclaration

Plusieurs avantages sont offerts par le document, notamment :

• Prévenir les contestations : la Déclaration contient une évaluation objective et acceptée par les deux parties, facilitant ainsi les démarches pour l’hôte et le client.
• Accéder à un remboursement rapide : en cas de dommages causés par le client, grâce à la Déclaration, il est très facile de déterminer le montant du remboursement, avec une protection pour les deux parties. Pour obtenir une indemnisation adéquate, il suffira de présenter la documentation relative aux dommages survenus dans la propriété en location.
• Respecter les réglementations : dans certains pays, la présentation de la Déclaration est obligatoire en cas de contrôles effectués par les autorités compétentes.
• Démontrer votre responsabilité envers la propriété : une maison de vacances représente un investissement à part entière. C’est pourquoi il est de votre devoir de chercher à maintenir sa valeur intacte, afin d’en tirer le profit souhaité.

Comment remplir la Déclaration

Pour être légitime et avoir une valeur légale ainsi que pratique, la Déclaration d’État des Lieux doit être remplie en suivant les indications suivantes :

• Liste détaillée : dans la déclaration, vous devez énumérer individuellement les meubles, les appareils électroménagers et les installations mis à disposition des clients, ainsi que les décorations, la vaisselle et tous les ustensiles présents à l’intérieur de la maison. Si vous souhaitez être encore plus précis, essayez d’être le plus concret possible dans la description des éléments, incluant également les dommages mineurs déjà présents, comme les fissures sur les murs et les rayures sur les carreaux.
• Photographies : pour donner plus de valeur au document, joignez des photographies nettes et contenant la date à laquelle elles ont été prises.
• Signatures : en l’absence des signatures des parties, la Déclaration n’a aucune valeur légale, assurez-vous donc que le document soit signé et accepté par le client après le contrôle.
• Mise à jour : régulièrement, mettez à jour le document en incluant d’éventuelles modifications et dommages.

Est-ce obligatoire en France ?

La réglementation française sur les locations de courte durée n’impose pas la Déclaration d’État des Lieux. Cependant, une fois les signatures apposées, le document acquiert une pleine valeur légale. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de la remplir, de nombreux gestionnaires de biens et agences qui se chargent de la location d’une maison de vacances la demandent. Il est obligatoire, en revanche, de fournir la Déclaration d’État des Lieux et de Droit de la propriété. Le document atteste de la légalité d’un bâtiment en matière de permis de construire, indispensable pour garantir à l’acheteur d’une maison qu’aucun problème ne surviendra suite à l’acte.

Comment gérer la Déclaration d’État des Lieux ?

Dès que le document est rédigé et signé par les parties concernées, il peut être immédiatement remis au client. Naturellement, il est conseillé que l’hôte conserve une copie pour lui-même. La Déclaration peut être incluse dans le contrat de location éventuel ou rédigée en tant que document séparé.

Dans quels domaines la Déclaration peut-elle être utilisée ?

Le document est souvent rédigé dans les cas suivants :

• Locations touristiques professionnelles, où l’hôte agit en tant qu’entrepreneur.
• Locations temporaires, c’est-à-dire celles allant de 1 à 18 mois. Dans ce cas, ce sont généralement les agences qui se chargent de la location qui la remplissent.
• Présence d’une caution : la caution est utilisée par les hôtes pour accéder plus rapidement à un remboursement en cas de dommages. Grâce à la Déclaration d’État des Lieux, le processus devient encore plus fluide, car le dépôt pourrait être utilisé pour couvrir en tout ou en partie les dommages subis.
• Biens avec des finitions et des meubles de qualité : pour protéger les maisons de prestige contre d’importants dommages, on recourt souvent à la Déclaration d’État des Lieux, généralement en joignant des photos détaillées du bâtiment et des meubles.

Puis-je la remplir si j’utilise des plateformes de location pour louer ma maison de vacances ?

La gestion d’un appartement via une plateforme de location de vacances est parfaitement compatible avec la Déclaration d’État des Lieux. Dans ce cas, n’étant pas prévu de contrat à remettre au client, le seul document que vous devez rédiger est justement la Déclaration. Pour une efficacité accrue, rappelez-vous d’être le plus précis possible concernant les meubles, les équipements et les décorations, et joignez au document autant de photos récentes que possible. La Déclaration pourra vous être très utile également pour l’activation des garanties et assurances mises à votre disposition par le site de location de vacances pour vous protéger des dommages causés par les clients pendant le séjour.

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