Registro policial de viajeros : guide pratique en Espagne

Août 2025

Le Registro policial de viajeros auprès de la police est l’une des obligations légales qui a le plus changé dans le domaine des locations de vacances. Cette évolution est due à la fois aux modifications normatives et au développement de nouvelles plateformes numériques de contrôle.

L’entrée en vigueur du Real Decreto 933/2021, qui régule l’enregistrement documentaire et l’information de ceux qui fournissent des services d’hébergement, a changé la manière dont les voyageurs doivent être enregistrés auprès des autorités. À partir de 2025, ceci doit être fait sur SES.HOSPEDAJES, qui remplace les anciennes Hospederías de la Guardia Civil et WebPol/E-Hotel. Chez Holidu, nous vous avons préparé pour ce changement administratif relatif au registro des voyageurs, et maintenant, déjà en vigueur, nous l’analysons en profondeur.

Dans cet article, nous réviserons, étape par étape, le processus du Registro policial de viajeros. Soyez attentifs aux instructions !

Pourquoi le Registro policial de viajeros est-il important ?

Le parte de viajeros pour la police joue un rôle essentiel dans tout écosystème touristique : garantir la sécurité citoyenne. La réglementation actuelle vise la modernisation et l’unification des registres, afin que l’information soit rapide et disponible pour les autorités du territoire espagnol.

Le nouveau modèle vise à renforcer la sécurité des voyageurs, en garantissant que les hébergements soient correctement identifiés. En même temps, il simplifie pour les hôtes le processus d’enregistrement des voyageurs auprès de la police.

Publiez vos propriétés sur Holidu !

Mais qu’est-ce que SES.HOSPEDAJES ?

Jusqu’en 2024, le processus d’enregistrement se faisait à travers les hospederías de la Guardia Civil ou de la Policía Nacional. Dans le domaine numérique, la plateforme WebPol avait été mise en place, connue dans certains forums sous le nom de E-Hotel ou même WebPol Hotel. Le système reposait sur un processus fastidieux et peu intuitif pour formaliser les enregistrements, c’est pourquoi en 2023, une migration vers une plateforme plus moderne a été initiée : SES.HOSPEDAJES.

SES.HOSPEDAJES est l’espace numérique que le Ministère de l’Intérieur met à disposition des hôtes, personnes physiques et morales, pour réaliser l’enregistrement des voyageurs. Ce procédé est connu comme le registro des voyageurs, a un caractère obligatoire et doit être réalisé chaque fois qu’un check-in ou check-out a lieu dans une maison de vacances.

L’accès à SES.HOSPEDAJES est plus simple, car il permet d’utiliser le certificat numérique ou Cl@ve, et aussi plus automatique. De plus, son interface est plus moderne et capable de s’intégrer avec des logiciels de gestion externes. Grâce à cela, la charge de travail des hospederías de la Guardia Civil, qui n’auront plus à gérer le parte au nom des logements, est réduite. En définitive, il s’agit d’un système où toutes les parties impliquées sortent gagnantes.

Obligations légales des propriétaires de maisons de vacances en Espagne

Selon la loi, l’hôte ou le propriétaire est tenu de préparer un parte de viajeros avec les données principales de chaque invité. Il sera responsable de transmettre cette information au système d’hébergement de la Guardia Civil et de la Policía Nacional, connu sous le nom de SES.HOSPEDAJES.

Le traitement des données d’enregistrement des invités est également réglementé par la législation en vigueur. L’hôte doit conserver un livre de registre avec les informations de tous les voyageurs pendant un minimum de trois ans. Ce livre peut être numérique ou papier, mais doit être toujours disponible pour les autorités si elles le requièrent.

Si l’hôte exerce une activité régulière liée à la location de vacances et ne réalise pas le Registro policial de viajeros auprès de la police, il peut être sanctionné. Les amendes peuvent être légères, de 100 à 600 euros, ou graves, allant de 301 à 30 000 euros. Par conséquent, il est essentiel de toujours respecter la réglementation en vigueur.

Comment effectuer le Registro policial de viajeros

1. Inscription préalable du logement auprès des autorités compétentes

Tout d’abord, l’hôte doit s’inscrire sur SES.HOSPEDAJES, et fournir le NIF ou CIF de l’hébergement, les données relatives au logement (nom, adresse, type d’hébergement, etc.) et les personnes autorisées en tant que titulaires, gestionnaires ou employés pour gérer les check-ins et check-outs du logement.

Dans le cas où le logement se situe en Catalogne ou dans le Pays basque, l’hôte devra effectuer la gestion via la plateforme propre des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza, ces institutions ayant leur propre registro des voyageurs. Que ce soit auprès de l’une ou l’autre autorité, un certificat numérique ou Cl@ve est nécessaire pour réaliser la gestion.

2. Automatisation du Registro policial de viajeros avec Holidu

Après avoir enregistré le logement pour la location de vacances, il est conseillé d’automatiser le processus du registro des invités auprès de la police pour faciliter sa gestion. Pour simplifier et accélérer la procédure, de nombreuses plateformes digitales permettent aujourd’hui d’envoyer directement les données des voyageurs à la base de données policière. Holidu en fait partie.

Grâce à notre logiciel, il ne sera pas nécessaire d’accéder directement à la plateforme numérique SES.HOSPEDAJES. Les données seront gérées depuis Holidu, et ce sera le propre invité qui complétera l’information. En plus de formaliser le Registro policial de viajeros, sur Holidu, vous aurez également accès à votre livre numérique des registres (téléchargeable à tout moment), tandis que la gestion des données sera conforme au RGPD. Ces fonctions sont entièrement gratuites pour les utilisateurs de Holidu.

3. Insertion des données

Quand l’invité fait sa réservation, il recevra un e-mail avec un lien pour remplir un formulaire. Via ce formulaire, l’invité fournira les informations nécessaires à son enregistrement, qui seront envoyées directement à SES.HOSPEDAJES. Les données demandées incluent :

• Nom et prénoms.
• Document d’identification valide (DNI, passeport ou NIE).
• Numéro et type de document.
• Date de délivrance du document.
• Nationalité.
• Date d’entrée et de sortie du logement.
• Signature.

S’il ne le complète pas, il recevra un rappel par e-mail 24 heures avant le jour d’arrivée ou de check-in. En dernière instance, l’hôte pourra introduire les données à sa place. À 23 heures le jour de l’arrivée, la plateforme enverra automatiquement l’information à l’autorité compétente.

Registro policial de viajeros : plus de sécurité et de transparence dans la location de vacances

Si vous respectez le registro policier des voyageurs, l’automatisez et l’intégrez à votre routine, vous pourrez promouvoir votre hébergement sur un portail ou site web de location de vacances avec plus de sécurité, et éviter de vous soucier de toutes les démarches bureaucratiques.

Oubliez de visiter les hospederías de la Policía Nacional ou de la Guardia Civil, et des processus interminables aux guichets, et consacrez votre temps à optimiser et annoncer votre logement de vacances. Simplifiez la gestion avec Holidu et offrez à vos invités une expérience sans complications dès le premier instant.

Publiez vos propriétés sur Holidu !